Dizajn rozhraní medzi človekom-strojom, rozmery, pohodlie a použiteľnosť by sa mali riadiť ergonomickými princípmi, aby sa predišlo únave, stresu, úzkosti, nehodám a rôznym poškodeniam ľudského tela spôsobeným nesprávnym dizajnom.
Dizajn by mal byť založený na teórii dizajnu a mal by sa riadiť určitými koncepciami a myšlienkami dizajnu, aby odrážal sociálne a kultúrne aspekty dizajnu.
Dizajn by sa mal vykonávať pomocou rôznych metód umeleckého dizajnu (ako sú princípy tvarovej kompozície, zákony formálnej krásy, semiotika atď.), teória systémov a komerčné princípy.
Dizajn kancelárskeho nábytku by mal spĺňať požiadavky mechaniky, mechanických princípov, materiálovej vedy a technológie, aby sa riadil návrh štruktúry, pohybu, tvaru a veľkosti komponentov a spracovania komponentov, pričom sa vyhýbajú nerozumným návrhom.
V procese navrhovania kancelárskeho nábytku sa nevyhnú rôzne rozpory, ako rozpor medzi funkciou a formou (napr. rozpor medzi konštrukčným návrhom dielu vypočítaný silou a jeho vizuálnym silovým efektom), rozpor medzi technológiou a umením (napr. dizajnér môže opustiť žiaducu estetickú formu, ale chýba mu existujúca a potenciálna výrobná technológia), rozpor medzi podnikom a spoločnosťou (napr. rozpor medzi dopytom po dizajne vzácnych druhov dreva vyrobených z mahagónu a spoločenskou ochranou výrobcov nábytku). produktový marketing (napr. rozdiel medzi stratégiou dizajnu a marketingovou stratégiou) a rozpor medzi ideálmi dizajnu a trhom (napr. estetické rozdiely medzi dizajnérmi a zákazníkmi). Dizajnéri nábytku musia použiť svoj úsudok, teda princípy dialektického myslenia, aby usmerňovali dizajn nábytku a správne riešili množstvo problémov, ako je umenie, technológia, funkcia, forma, materiály, remeselné spracovanie, fyzika, psychológia, trh, environmentálne faktory, cena a efektívnosť.
Musia tiež správne zvládnuť rôznorodosť dopytu na trhu, úrovne ľudských potrieb, zmeny životného štýlu a vývoj koncepcií spotreby a podľa toho vyvíjať predajné produkty.
Na základe tohto princípu sa výrobcovia kancelárskeho nábytku domnievajú, že „neexistuje najlepší dizajn, iba najvhodnejší dizajn“. Napríklad niektoré výrobky s jednoduchými tvarmi, ale vhodnými na hromadnú výrobu, monotónnym dizajnom, ale vysokou praktickou hodnotou, bežnými materiálmi, ale nízkymi nákladmi a nízkou životnosťou, ale vhodné na dočasné použitie, nemožno považovať za dobrý dizajn alebo dobré výrobky podľa všeobecných zásad dizajnu. Ak však vezmeme do úvahy špecifické skupiny (napríklad skupiny s nízkymi príjmami) a špecifické trhy (napríklad relatívne chudobné vidiecke trhy), hodnotenie takýchto návrhov sa môže líšiť.
